Awal aktif kegiatan di Madrasah diawali dengan kegiatan MATSAMA (Masa Ta'aruf Siswa Madrasah). Matsama dilaksanakan kisaran 2-6 hari. Siswa baru yang mengikuti kegiatan MATSAMA merupakan hasil dari PPDB (Penerimaan Peserta Didik Baru) Madrasah. Proses masuk siswa baru dari panitia PPDB ke MATSAMA dan selanjutnya menjadi siswa kelas dalam rombel yang telah disiapkan harus terus terpantau oleh Administrator / Operator Madrasah. Olah data siswa tersebut dapat dilakukan oleh staff Tata Usaha ataupun tim teknis yang ditunjuk oleh madrasah.

3 Aplikasi Online Madrasah di Awal Tahun Pelajaran

Banyak istilah yang digunakan bagi pengelolah data madrasah, utamanya ditata kelola data online seperti EMIS, SIMPATIKA, Verval PD, PDUM, dan aplikasi sejenisnya. Istilah tersebut ialah Administrator, Operator, dan User Champion. 3 Istilah ini terdapat beberapa persamaan dan juga perbedaan, namun dalam postingan ini tidak akan admin uraikan satu persatu penjelasannya.

Dalam postingan ini, penulis sebagai pelaku dalam kelola data siswa di madrasah akan membagikan aplikasi onlie madrasah yang harus diproses oleh admin di awal tahun pelajaran. Aplikasi tersebut ialah:

EMIS (Education Management Information System)

EMIS adalah aplikasi untuk basis data siswa madrasah yang terhubung langsung dengan database Kementerian Agama pusat. Data di aplikasi ini menjadi basis dalam pengambilan kebijakan kegiatan di lingkungan Kementerian Agama. Antara lain bantuan dana BOS, Data Ujian, pengusulan Program Indonesia Pintar dan lainnya.

Di awal tahun pelajaran, data EMIS yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut:

1. Meluluskan siswa kelas akhir (Kelas 12)
2. Menaikkan siswa sebelum kelas akhir (Kelas 10, 11)
3. Input data siswa baru (Calon Kelas 10)
4. Atur rombel kelas
5. Input siswa ke dalam rombel

5 hal di atas penting dilakukan utamanya di bulan Juli, setelah itu dilanjutkan dengan verifikasi dan validasi ulang data Gedung, Lembaga, Guru, dan Siswa.

SIMPATIKA (Sistem Informasi Pendidik dan Tenaga Kependidikan)

Sistem ini merupakan aplikasi pendataan yang dipergunakan oleh kemenag yang berkaitan dengan pendataan pendidik serta tenaga kependidikan untuk RA dan madrasah.

Simpatika menjadi aplikasi online data guru dan pegawai. Saat ini data di Simpatika sudah terintegrasi dengan data EMIS, dimana data simpatika dapat disingkronkan dengan data EMIS. Apabila dulu admin madrasah memasukkan data guru di dua aplikasi berbeda (SIMPATIKA dan EMIS), kini tidak lagi seperti itu. Cukup memasukkan data melalui Simpatika kemudian ditarik ke EMIS.

Proses data Simpatika yang dilakukan di bulan Juli ialah,

1. Aktivasi PTK
2. Edit data PTK
3. Mutasi PTK
4. Perubahan Kepala Madrasah

Selain 4 proses di atas, setelah itu dilanjutkan dengan Atur Kurikulum, Rombel, Tugas Tambahan Guru, Input Siswa, Input Jadwal, S25, S29, dan proses lanjutan lainnya.

PDUM (Pangkalan Data Ujian Madrasah)

PDUM merupakan pangkalan basis data madrasah dan siswa yang melaksanakan Ujian Madrasah, mulai dari MI, MTs, MA hingga MAK. Adapun tujuan PDUM sendiri untuk mendapatkan data riil siswa kelas akhir, untuk persiapan percetakan ijazah nantinya.

Di bulan Juli, proses PDUM yang perlu dilakukan oleh admin madrasah adalah,

1. Input Seri Ijazah
2. Singkron ulang data, bila masih ada perubahan data.

Demikian 3 (tiga) aplikasi online madrasah yang harus dikuasai oleh admin madrasah di bulan Juli.

Semoga bermanfaat.

Share :